Wir unterstützen Beihilfestellen im operativen Tagesgeschäft, beispielsweise in der Optimierung der organisatorischen Abläufe und auch in strategischen Aufgabenstellungen wie bei der gemeinsamen Entwicklung einer Strategie zur schrittweisen Umstellung von papierbezogener auf durchgehende digitale Bearbeitung der Beihilfe unter Einbeziehung der sich verändernden Rahmenbedingungen und technologischen Trends im Gesundheitsmarkt.

Jeder Arbeitsablauf lässt sich verbessern. Durch unsere Erfahrungen aus dem Bereich Krankenleistungsabrechnung / Beihilfe kennen wir die Bearbeitungsabläufe und Problem aus der Praxis. Zunächst nehmen wir in strukturierten Interviews  mit den Mitarbeitenden / Prozessbeteiligten gemeinsam die IST-Prozesse auf.  Dabei werden bereits erste Schwachstellen und Handlungsfelder in den Arbeitsabläufen identifiziert und schnell umsetzbare Verbesserungsvorschläge (quick wins) erarbeitet. Im Nachgang werden die Ergebnisse im Detail verifiziert und Vorschläge für grundlegende Prozessveränderungen erarbeitet. Die Optimierungsziele sind typischer­weise Zeit, Qualität und Kosten.

Im Anschluss identifizieren wir auf der Basis der IST-Analyse die konkreten Optimierungspotenziale gemeinsam mit den Prozessbeteiligten und definieren in Workshops die zukünftigen SOLL-Prozesse. Nachdem die SOLL-Prozesse definiert sind, gilt es, die Weichen für die Implementierung der neuen Arbeitsabläufe zu stellen. Dabei ist die Schaffung von Akzeptanz bei den Beteiligten ein kritischer Erfolgsfaktor.  Die Implementierung neuer Prozesse geht außerdem meist mit größeren Anpassungen an Systemen, Dokumenten und Schnittstellen einher. Unsere lang­jährige Erfahrung in Implementierungsprojekten hat gezeigt, dass hierfür ein professionelles und durchgängiges Projektmanagement erforderlich ist.

Beihilfe digital Ablaufoptimierung CRM Prozessoptimierung

Der Markt der Beihilfeabrechnung steht aktuell und in den kommenden Jahren vor weitreichenden Veränderungen. Die derzeit noch sehr personalintensive Beihilfeabrechnung wird zunehmend automatisiert werden, um Kosten einzusparen und gleichzeitig Alters bedingt ausscheidende Mitarbeiter nicht ersetzen zu müssen.

Im Vergleich zu privaten Krankenversicherungen liegen viele Beihilfestellen technologisch um 3-5 Jahre zurück. Die Digitalisierung als Basis für eine industrielle Leistungserbringung hat gerade erst begonnen.

Lösungen zur Digitalisierung der Beihilfe

Entlang des Prozesses / der Wertschöpfungskette der Beihilfebearbeitung gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen, auf den einzelnen Arbeitsprozess spezialisierte Softwarelösungen, die über Schnittstellen zu einer Komplettlösung integriert werden. Im Gegensatz zu anderen Branchen gibt es derzeit noch kein integriertes Standardsoftwaresystem eines Anbieters auf einer zentralen Plattform. Für folgende Prozessschritte gibt es spezifische Fachanwendungen:

  • Elektronischer Input (Kundenportal / App)
  • Dokumentenscanning
  • Dokumentenanalyse, maschinelles Auslesen und Validierung der Dokumente
  • Expertensystem / Prüfsoftware zur maschinellen Überprüfung anhand eines Regelwerks
  • Dokumentenmanagementsystem (DMS) und elektronische Workflow / Postkorblösungen zur Steuerung der Bearbeitung eingehender Dokumente
  • Archivierungssoftware
  • Beihilfeabrechnungssoftware (Kernsystem, Fachanwendung) zur Berechnung der zu gewährenden Beihilfe und Erstellung einer Zahlungsanweisung
  • Outputmanagementsystem zur Erzeugung des Druckoutputs (Bescheide, Schriftverkehr) und Ansteuerung des Versands
  • Exkasso zur Zahlungsabwicklung der Beihilfe
  • Physischer Versand (Druckstraße / Kuvertierung / Kommissionierung / Versand- / Postoptimierung)
  • Elektronischer Versand (Bereitstellung Kundenprotal, Versand DE-Mail).

Wir unterstützen auf Grundlage unserer detaillierten Marktkenntnisse bei der Spezifikation der Anforderungen an IT-Systeme zur Optimierung, Automatisierung und Digitalisierung der Abläufe in der Beihilfebearbeitung. Dabei werden u.a. unterschiedliche Betreibermodelle (Lizenzkauf, Softwaremiete, Software as a Service mit Betrieb im externen Rechenzentrum) genauso berücksichtigt wie die Wirtschaftlichkeit eines solchen Projektes, damit Digitalisierung nicht zum Selbstzweck wird.

Darüber hinaus begleiten wir die Auswahl, Ausschreibung, Vergabe und Einführung geeigneter IT-Systeme.

Changemanagement

Die notwendigen Veränderungen können nur dann nachhaltig gelingen, wenn das Change-Management den systematischen Blick auf die Kompetenzen der Führungskräfte und Mitarbeiter einschließt. In enger Zusammenarbeit mit externen Partnern wird die Unterstützung bei der Umsetzung der erforderlichen Change-Prozesse bei Führungskräften und Mitarbeitern angeboten.

Beihilfe Prozess

Gerade kleinere Beihilfestellen stehen beispielweise aufgrund des anstehenden altersbedingten Ausscheidens von Beihilfesachbearbeitern vor der Frage, ob sich die Einstellung und Qualifizierung neuer Beihilfesachbearbeiter rechnet. Die Einarbeitung und Qualifizierung eines Sachbearbeiters dauert i.d.R. mindestens 12 bis 18 Monate und bedeutet eine erhöhte Arbeitsbelastung für die ausbildenden Kollegen. Gleichzeitig nehmen die fachlichen Anforderungen an eine qualifizierte Prüfung und Bearbeitung von Beihilfeanträgen aufgrund von Änderungen im Beihilferecht, aktuellen Rechtssprechungen und die zunehmende Komplexität durch den medizinischen Fortschritt weiter zu.

Durch eine detailierte Wirtschaftlichkeitsanalyse auf Basis von vergleichbaren Werten anderer Beihilfestellen und Bereücksichtigung ggf. erforderlicher Investititionen in Digitalisierung und neue Abrechnungslösungen entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kunden eine Entscheidungsgrundlage, ob sich die Beihilfebearbeitung mit allen erforderlichen Bearbeitungsschritten in der eigenen Organisation auf Dauer rechnet. Dabei geht es nicht zwangsläufig um die komplette Auslagerung der Beihilfebearbeitung. Auch eine Auslagerung von Teilprozessen wir z.B. die fachliche Prüfung (z.B. von Krankenkausrechnungen (DRG)), Capturing (Auslesen und Qualifizieren der eingescannten Anträgen und Belege) kann wirtschaftlich sinnvoll sein.

Sofern die Entscheidung für eine Auslagerung der kompletten Bearbeitung oder Teilprozessen getroffen wird, steht zunächst ein sozial verträglicher Übergang im Mittelpunkt. Für die beteiligten Mitarbeitenden muss von Beginn an klar sein, wir ihre persönliche Zukunft in der Organisation aussieht.

Zusammen mit dem Kunden erstellen wir eine Leistungsbeschreibung als Grundlage für die Suche eines geeigneten Partners. Dabei profitieren unsere Kunden von unserer detailierten Marktkenntnis geeigneter Dienstleister oder anderer Beihilfestellen, die für externe Dienststellen die Beihilfebearbeitung übernehmen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der vergaberechtskonformen Ausschreibung und Vergabe der Leistung, Vertragsgestaltung mit Servicelevels und zeitlichen und inhaltlichen Gestaltung des Übergangs.

Beihilfe

Öffentliche und öffentlich rechtliche Einrichtungen sind laut Vergaberecht dazu verpflichtet, Dienstleistungen wie z.B. Beihilfeberechnung regelmäßig auszuschreiben. Dabei dürfen Rahmenvereinbarungen i.d.R. die Höchstlaufzeit von vier Jahren nicht überschreiten (§ 21 Abs. 5 VgV). Der Abschluss von Verträgen unterliegt darüber hinaus dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 Abs. 2 BHO/LHO. Haushaltsrechtlich sind Verträge spätestens alle fünf Jahre auf ihre Wirtschaftlichkeit hin zu untersuchen.

Auch Investitionen in neue IT-Lösungen oder die Verlagerung von Teilleistungen müssen auf Basis der Wertgrenzen und EU-Schwellenwerte im Vergaberecht ausgeschrieben werden. Wir unterstützen unsere Kunden bei der vergaberechtskonformen Ausschreibung und Vergabe der Leistungen, sowie bei der Vertragsgestaltung mit Servicelevels und zeitlichen und inhaltlichen Gestaltung des Übergangs.